Документы - когда и какие должна выдать турфирма перед поездкой?


Перед поездкой на отдых турист - потребитель туруслуг должен получить у турагента документы, подтверждающие его право воспользоваться заказанными и оплаченными услугами. Эти документы должны быть приняты контрагентами (партнерами) туроператора, ведь не с договором на русском языке или кассовыми чеками и турпутевками Вы будете отстаивать за границей свое право заселиться в отель, воспользоваться бесплатной медицинской помошью, экскурсионным обслуживанием и т.д.

Как должны выглядеть выездные документы, подтверждающие право туриста воспользоваться оплаченными услугами?

Авиабилет. Право на авиаперелет до курорта и обратно подтверждается авиабилетом - в виде бланка авиакомпании или электронным билетом. Практически все авиакомпании выписывают электронные авиабилеты (МАРШРУТНАЯ КВИТАНЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО БИЛЕТА), которые представляют собой простую распечатку на принтере. Электронные билеты разных авиакомпаний выглядят различным образом и часто пугают невзрачным видом туристов, но тем не менее подтверждают право на перелет.

В реальности распечатанный электронный билет не нужен при регистрации на рейс - все компьютеризировано и сотрудники аэропорта смогут опознать в Вас пассажира рейса по загранпаспорту, при условии того, что Вы внесены в список пассажиров данного рейса, поэтому иметь электронный билет в бумажном виде или ознакомится с ним в электронном виде (например получив его по e-mail) рекомендуется.

В электронном авиабилете обязательно должны быть данные: фамилия и имя пассажира, название авиакомпании, дата выписки билета, кем выписан билет (название авиакомпании или консалидатора чартерного рейса), детали перелета (аэропорт вылета, аэропорт прилета, дата и время выполнения рейса, номер рейса).

Название авиакомпании явно может не присутствовать, так как первая, в основном буквенная часть номера рейса уникальна для каждой авиакомпании (UN - Трансаэро / SU - Аэрофлот / WZ - Red Wings / H5 - I Fly / NN - Вим-авиа / TG - Тайские Авиалинии и т.д.)

В бланке билета имеется графа - номер билета, которая при перелете чартерными рейсами обычно не заполнена. По номеру билета турист может самостоятельно проверить наличие себя в списке пассажиров на рейсе, обратившись в авиакомпанию (для чартерных рейсов, как правило, авиакомпании располагают такой информацией только накануне вылета, когда получают полные списки пассажиров от консолидаторов рейса), и в большинстве случаев зарегистрировать себя на рейс, воспользовавшись официальным сайтом авиакомпании.

Ваучер. Право на проживание, питание, трансфер и др. наземные услуги - подтверждает ваучер. Ваучер (англ. voucher — расписка, поручительство) — письменное свидетельство, квитанция, документ, подтверждающий получение товара, услуги, скидки на товар или услуги.

Единой унифицированной формы ваучера не существует, каждый туроператор выписывает ваучер на свой манер, но в любом случае в ваучере должны присутствовать следующие данные:

  • потребитель услуги, т.е. турист/туристы, который/которые этой услугой должен/должны воспользоваться;
  • компания/организация/контрагент туроператора, которая будет оказывать данную услугу с контактами;
  • туроператор, который забронировал и оплатил для туриста данную услуги и предоставил ваучер;
  • характеристика услуги, т.е. например:

Если заказан индивидуальный трансфер. то в ваучере должно быть так и указано (напечатано) - индивидуальный трансфер. Если трансфер заказан на определенном транспортном средстве, то это транспортное средство должно быть указано в ваучере. Если заказано сопровождение гида на трансфере, то в ваучере это должно быть указано. Если заказан отель Х определенной категории, то в ваучере должно быть написано конкретное название Х и конкретная категория (ситуация, когда туроператор, согласно договора, имеет право заменить заказанный и подтвержденный изначально отель на отель аналогичной категории или выше - другая тема). Если заказан и оплачен номер с видом на океан, то в ваучере это должно быть пропечатано. Если оплачено питание "все включено", то эта информация должна быть отражена в ваучере.

Ваучер должен быть на международном английском языке, если отправляющая сторона и принимающая не выступают в одном лице. Но даже в этом случае данные клиента указываются согласно загранпаспорту в латинской транскрипции, а название отеля и категории номера должны быть прописаны согласно официальной информации отеля, т.е. например, название отеля в Великобритании или Испании в ваучере не переводится и не пишется на кириллице, а вид на море должен быть указан как SEA VIEW ( SV), а не прописан по-русски "вид на море". Информация обязательно должна быть понятна не только туристу, но и обязательно контрагенту туроператора - сотруднику reception в отеле.

Cтраховой полис. Право на бесплатную медицинскую помошь - подтверждает страховой полис. Медицинский полис может быть оформлен отдельной типографской книжечкой с правилами страхования и с вкладышем о данных застрахованного, территорией действия страхового полиса, сроков действия страхового полиса, размером страхового покрытия и контактами сервисной службы или может быть просто распечтан в электронном виде с теми же правилами страхования и данными.

Когда должны выдаваться выездные документы?

Обычно за 1-2 дня до вылета. Это объясняется порядком выписки больших блоков авиабилетов (авиабилеты выписываются целиком на рейс, чтобы ни о ком не забыть и в порядке вылета рейсов) и выдачей документов Консульствами.

Для безвизовых стран для получения документов не обязательно приезжать в офис турагентства. Можно билеты, ваучеры, страховой полис и памятки получить по e-mail и самостоятельно распечатать.

Если Вы заказываете тур в нашем турагенстве менеджер, обслуживающий Ваш заказ, будет информировать Вас о ходе подготовки Ваших документов по мере поступления информации от туроператоров. При готовности документов заранее мы проинформируем Вас и пригласим в офис для получения, или отправим документы по указанному в заказе e-mail.